Assistante administrative

St Hilaire du Touvet
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Organisme : ADA (Accueil Demandeurs d’asile)

Lieu : Grenoble

Type d’entreprise : Association loi de 1901.

Taille : 2 salariés, 41 bénévoles

Secteur : Accompagnement social

Poste : Assistante administrative bénévole

Date de début : 02/10/2015 – 20/06/2016

Mission : Accompagnement et suivi administratif des demandeurs d’asile.

Activités

  • Accueil des personnes, identification et traitement de leur demande.
  • Ouverture des dossiers des primo-arrivants : contrôle de premier niveau des dossiers (présence des informations et pièces justificatives), saisie de données en informatique.
  • Suivi du dossier des personnes dont la procédure est en cours : consultation, saisie et mise à jour des données sur informatique.
  • Accompagnement administratif et social : conseil et assistance aux interlocuteurs dans des démarches administratives et dans l’organisation de la vie quotidienne.
  • Rédaction de rapports et comptes rendus.
  • Traduction et interprétariat anglais – français.
  • Médiation interculturelle.

Résultat :

  • Aide à la création d’une nouvelle équipe de bénévoles pour gérer les offres d’hébergement des collectifs citoyens qui entrent en contact avec l’association.
  • Établissement d’un système de partage de dossiers et fichiers en ligne
  • Création de documents synthétiques de communication très efficaces

Compétences mises en œuvre :

Gestion

  • Veille informationnelle et coordination de l’information
  • Gestion d’un planning

Accueil

  • Adaptation de mon mode relationnel au public concerné.
  • Transmission des connaissances dans un langage adapté aux différents publics
  • Réception des appels, prise et transmission de messages, prise de rendez-vous

Communication

  • Médiation linguistique et interculturelle
  • Maîtrise des techniques de traduction et interprétariat
  • Maîtrise de l’anglais

Accompagnement social

  • Connaissance de la procédure de demande d’asile en France.
  • Connaissance des structures d’aide aux personnes en situation d’exclusion.
  • Techniques de communication interculturelle.

Informatique

  • Logiciel de gestion de bases de données.
  • Logiciels de travail collaboratif en ligne : Google Drive
  • Outils de visualisation de données : Piktochart

Savoir-être

  • Capacités d’analyse et de synthèse
  • Réaction adaptée aux situations imprévues
  • Maintien de la neutralité et objectivité face aux situations
  • Sens de la diplomatie
  • Discrétion et confidentialité

 

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